Microsoft, Office paketini her kullanıcının günlük çalışmasına odaklanan çeşitli uygulamalarla geliştirmiştir ve bu nedenle her biri özel bir tasarıma sahiptir, bu nedenle büyük miktarda veri işleyen kullanıcılar için Excel, PowerPoint sunumları yapmak zorunda olanlar için ideal çözümdür. tüm dosya konuları için tıpkı Word gibi müttefikinizdir.
Office paketinin bir parçası olan ancak varsayılan olarak yüklenmeyen uygulamalardan biri de çeşitli ödeme planları ile edinebileceğimiz SharePoint'tir.
SharePoint nedirSharePoint, web sitelerinin oluşturulması için kurumsal bir yaklaşımla tasarlanmıştır, SharePoint uygulanarak, bir tarayıcı web üzerinden bilgilere erişmek için farklı cihazlar kullanarak bilgileri depolayabileceğimiz, düzenleyebileceğimiz veya paylaşabileceğimiz güvenli ve merkezi bir yer olarak kullanmak mümkün olacaktır. Microsoft Edge, Chrome veya Firefox gibi.
SharePoint'teki görevlerSharePoint'te gerçekleştirebileceğimiz görevlerden bazıları şunlardır:
- Dosyalara herhangi bir yerden veya herhangi bir cihazdan erişmek için SharePoint belge kitaplığına yükleyin.
- Diğer kullanıcılarla aynı belge üzerinde ve aynı anda gerçek zamanlı olarak çalışın.
- Belge kitaplığında bir belge açın.
- Belgeleri daha fazla kullanıcıyla paylaşın.
- Bir ekip sitesi oluşturun.
- Farklı siteler paylaşın.
- Ekip sitenize bir liste veya kitaplık ekleme ve daha birçok eylem.
- SharePoint'te en sık gerçekleştirilen görevlerden biri iş akışları oluşturmaktır.
Burada SharePoint2021-2022 içinde çevrimiçi iş akışları oluşturma adımlarını açıklıyoruz. Ayrıca, SharePoint Online'da bir ekip veya iletişim sayfası oluşturabilmeniz için bir tamamlayıcı olarak bu video eğitimini size bırakıyoruz.
1. SharePoint Online'da iş akışı nedir
Kullanıcılara belgeler üzerinde işbirliği yapma ve oradan bir SharePoint sitesinin belgelerde, dosyalarında veya öğelerinde belirli süreçlerin uygulanmasını kolaylaştıran proje görevlerini yönetme olanağı vermek için SharePoint iş akışları oluşturulmuştur. Bu şekilde iş akışı, bir iş süreciyle ilgili bir dizi eylem veya görev kullanan hem belgelerin hem de öğelerin bir dizi otomatik görevi olarak hareket eder.
Bu da, göstergelerin verildiği ve belgeyi veya iş akışına entegre edilen öğeyi etkileyebilecek tüm eylemlerin kontrol edildiği bir dizi talimat oluşturan bir iş mantığı ile ilişkilidir. Bir iş akışı bize aşağıdaki gibi çözümler sunar:
- Maliyet azaltma.
- İş süreçlerini koordine etmek için zamanında iyileştirmeler.
- Bir veya daha fazla kullanıcıya bir iş akışı görevini görüntüleyin, düzenleyin veya yeniden atayın.
SharePoint için kullanırBir SharePoint sitesi, birden çok yaygın iş senaryosunda çalışacak şekilde tasarlanmış çeşitli iş akışlarından oluşur:
- Geri bildirim toplayın: Bu akışla, bir belgeyi veya öğeyi bulmak ve yorumlarını göndermek için bir grup kişiye yönlendirirsiniz.
- Onay: Bu akışı kullanarak, belge veya öğe bir grup insanın onayına sunulur.
- İmzaları toplayın: Bu akış, bir Microsoft Office belgesini dijital imzalarını toplamaları için bir grup kişiye yönlendirir.
- Üç durum: Teknik yardım olayları, satış kampanyaları vb. gibi bir veya daha fazla sayıda konu veya unsurun takibinin gerekli olduğu yönetim süreçleri için uygulanabileceğinden özel bir iş akışıdır.
- Yayın onayı: İçeriğin uzman kullanıcılara inceleme ve onay için gönderilmesini otomatikleştirdiği için onay akışına benzer bir akıştır.
SharePoint seçenekleriBir akışın kullanılabilirliği sitenin konumuyla ilişkilidir ve nereye eklendiğine bağlı olarak bazı seçenekler şunlardır:
- Liste içerik türüne bir akış eklenirse, bu akış yalnızca ilişkili liste veya kitaplıktaki aynı içerik türündeki öğeler için etkinleştirilir.
- Bir akış doğrudan bir listeye veya kitaplığa eklenirse, yalnızca o listedeki veya SharePoint'teki kitaplıktaki öğeler için kullanılabilir olacaktır.
- Bir site içerik türüne bir akış eklersek, yalnızca o içeriğe sahip bir örneğin eklendiği listelerde ve kitaplıklarda o içerik türünün tüm öğeleri tarafından kullanılabilir olacaktır.
- Bir sitenin tüm listelerinde veya kitaplıklarında bir iş akışının olmasını istiyorsak, bir site akışı oluşturmalıyız.
SharePoint'te iş akışı nasıl oluşturulurŞimdi SharePoint'te bir iş akışının nasıl oluşturulacağını göreceğiz.
SharePoint'te bir iş akışı oluşturduğunuzda, Microsoft Flow, hem SharePoint Online platformunda hem de OneDrive İş'te listeler ve kitaplıklar için iş akışlarını yapılandırmak üzere tümleştirilir.
Microsoft Flow, bildirimleri almak, dosyaları senkronize etmek, veri toplamak ve daha pek çok görev için SharePoint ile diğer Office 365 ve üçüncü taraf hizmetler arasındaki görevleri otomatikleştirmek için geliştirilmiştir. SharePoint planı aşağıdaki bağlantıdan satın alınabilir. Orada ihtiyaçlarımıza en uygun seçeneği seçiyoruz.
2. SharePoint Online'da iş akışı oluşturun
Aşama 1
Bu işlemi başlatmak için aşağıdaki bağlantıya gideceğiz ve SharePoint Online planını satın alırken oluşturulan kimlik bilgilerini gireceğiz:
Adım 2
Aşağıdakileri göreceğiz:
Aşama 3
Orada "SharePoint"i seçiyoruz ve aşağıdaki pencereye yönlendirileceğiz:
4. Adım
Orada iş akışını uygulayabilmemiz için bir site oluşturmamız gerekecek, bunun için "Site oluştur" butonuna tıklıyoruz ve aşağıdakileri göreceğiz:
BÜYÜT
Adım 5
Burada oluşturulacak sitenin türünü tanımlarız, bu durumda "Grup sitesi"ni seçeriz ve sonraki pencerede sitenin adını ve gizlilik ayarlarını tanımlarız:
BÜYÜT
6. Adım
İleri'ye tıklayın ve daha fazla sahip eklemek mümkün olacak, siteyi oluşturmak için Bitir'e tıklayın:
BÜYÜT
7. Adım
Ardından, yeni bir liste oluşturacağız, bunun için Yeni düğmesine tıklıyoruz ve orada Liste'yi seçiyoruz:
8. Adım
Bir sonraki pencerede listeye bir isim ve açıklama atayacağız:
9. Adım
Listemizin oluşturulmasını tamamlamak için Oluştur'a tıklayın ve oluşturulan listenin seçeneklerini göreceğimiz bu pencereye yönlendirileceğiz:
BÜYÜT
Adım 10
Orada, oluşturduğumuz liste veya kitaplığın en üstünde, “Akış” seçeneğine tıklamamız ve ardından “Akış oluştur” seçeneğine tıklamamız gerekiyor:
11. Adım
Buraya tıklandığında, oluşturulacak akışta kullanılacak çeşitli şablonlarla birlikte aşağıdaki kenar çubuğu görüntülenecektir. Daha fazla seçeneğe erişmek için "Akışları gör" satırına tıklayabiliriz.
BÜYÜT
NotSıfırdan ve gereksinimlerimize göre bir akış oluşturmak için listenin en altında yer alan özel eylem akış şablonlarını seçebiliriz.
Adım 1/2
Bu durumda, "E-posta gönder" şablonunu seçiyoruz ve Microsoft Flow sihirbazını göreceğimiz aşağıdaki pencereye yönlendirileceğiz:
Adım 13
Lisans koşullarını kabul etmek ve Microsoft Flow'a erişmek için "Giriş" düğmesine tıklıyoruz.
NotSharePoint ve Outlook gibi Office 365 hizmetleri, bağlantıların oluşturulmasıyla otomatik olarak ilgilenir.
Adım 14
Aşağıdakileri göreceğiz:
BÜYÜT
Adım 15
Seçilen akışa göre seçenekler görüntülenecektir, konfigürasyon sürecini başlatmak için "Akış oluştur" düğmesine tıklayın. Elimizdeki diğer bir alternatif ise "Şablonlar" bölümüne gitmek ve oradan mevcut tüm seçeneklere erişmek:
BÜYÜT
Adım 16
Orada SharePoint Online'daki akış için istenen şablona tıklayabiliriz:
BÜYÜT
Adım 17
İş akışı oluşturulduktan sonra ayrıntılarını görmek için "Akışlarım" bölümüne gidebiliriz:
BÜYÜT
18. adım
Bazı şablonlarda, bunlara bir tür eylem uygulamak gerekli olacaktır, örneğin, “Konumumu postayla gönder” şablonunu seçtik. Akışı oluşturma sürecine başladığımızda, atılacak ilk adım, akışın nasıl başlatılacağını belirleyecek olan tetikleyici olarak bilinir:
BÜYÜT
Adım 19
Bu durumda "Posta gönder" alanına bir e-posta giriyoruz ve ardından "Yeni adım" a tıklıyoruz ve yapılacak işlemi tanımlayabiliriz. İş akışının bu eylemleri belirttiğimiz kriterlere göre otomatik olarak gerçekleştireceğini unutmayın.
BÜYÜT
Adım 20
SharePoint'in olumlu bir noktası, akışın bütünlüğünü kontrol etmenin mümkün olacağıdır, bunun için "Akış denetleyicisi" seçeneğine tıklıyoruz ve hem hataları hem de uyarıları görebileceğiz:
Adım 21
Şimdi, akışın doğru çalıştığını doğrulamak için "Yürüt" düğmesine tıklıyoruz ve aşağıdakiler görüntülenecek:
Adım 22
Burada, seçilen şablonun türünü ve yürütülecek eylemi görüyoruz, "Devam" a tıklıyoruz ve bazı ek seçenekler göreceğiz:
23. Adım
Testleri gerçekleştirmek için "Akış yürüt"e tıklayın ve sonuç aşağıdaki gibi olacaktır:
Adım 24
Dilersek seçilen akışın geçmişine erişmek için "Akış yürütme etkinliğini gör" satırına tıklayabiliriz:
BÜYÜT
Adım 25
Şimdi, bu şablon konumumuzu e-posta adresine göndermekten sorumludur, bu nedenle belirttiğimiz adreste aşağıdakileri göreceğiz:
BÜYÜT
3. SharePoint Online'daki iş akışı seçenekleri
Aşama 1
Oluşturulan bir akışı seçtiğimizde, "Diğer" simgesine tıklayabilir ve aşağıdaki gibi işlemleri gerçekleştirebiliriz:
- Seçilen akışı çalıştır
- Diğer kullanıcılarla paylaşın
- Bir kopya oluştur
- dışa aktar
- Şablon olarak saklayın
- analiz et
- Onu kaldır
Adım 2
Gördüğümüz gibi, her seçenek eksiksiz ve pratiktir. Bildirimleri takip etmek için akılda tutulması gereken bir şey, bildirimleri almak veya bazı parametreleri düzenlemek için mobil cihazımızı kullanma seçeneğidir, bunun için aşağıdaki bağlantılardan Microsoft Flow uygulamasını indirebiliriz. İndirip yükledikten sonra, bildirimleri almak için SharePoint ile ilişkili hesabı yapılandırmamız gerekir.
Microsoft Flow ile tümleşik SharePoint iş akışıyla, grup işbirliğinin ve oluşturulan her site veya kitaplığın ilgili yönleri üzerinde yönetim ve denetim için çok sayıda seçeneğe sahibiz.
